POSTE À POURVOIR :

Employé(e) d’administration D4 au service Population

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Catégorie de métier :

Intermédiaire

Lieu de travail :

Administration communale de HENSIES

 

Votre fonction :

Mission:

L’employé(e) d’administration D4 au service Population reçoit, écoute et gère les demandes des citoyens de l’administration, relatives aux matières concernées (Changements d’adresse, cartes d’identité, passeports, permis de conduire, cohabitations légales, extraits de casier judiciaire,…). Il/elle les informe sur le contenu, les conditions et les procédures à suivre et délivre les documents demandés. Il/elle veille à gérer son énergie dans les échanges en se montrant courtois(e) et ferme si nécessaire. Avec l’aide du référent juridique si nécessaire, il/elle assure le suivi des dossiers et investigue au sujet des demandes pour fournir les informations utiles et contrôle les conditions à respecter pour délivrer les documents officiels.

 

Activités :

• Attirer l’attention de l’usager sur les informations manquantes, les documents à compléter, les démarches à suivre.
• S’assurer de de la conformité des documents fournis à, et par l’usager.
• S’assurer de du respect des procédures conformément à la réglementation en vigueur.
• Vérifier les conditions du public dans ses différentes démarches administratives relatives au service population.
• Assurer le suivi des demandes de cartes d’identité (urgentes, provisoires,..).
• Assurer le suivi des demandes de passeport.
• Assurer le suivi des demandes de permis de conduire.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs à la déchéance du droit de conduire.
• Assurer le suivi des dossiers relatifs aux demandes de cohabitation légale.
• Assurer le suivi les déclarations anticipées relatives à l’euthanasie.
• Classer les documents, pièces du dossier de l’usager.
• Commander les stalags, étiquettes, bordereaux,…
• Compléter les formulaires modèle 3  (notification d’inscription).
• Compléter les formulaires modèle 5 bis (récépissé dossier personnel).
• Compléter les formulaires modèle 5 (transmis dossier personnel).
• Encaisser des paiements.
• Encoder les nouvelles informations dans les banques de données.
• Envoyer des accusés de réception des documents officiels.
• Envoyer les convocations relatives aux cartes d’identité.
• Ranger les documents, les dossiers dans les classeurs, les armoires.
• Rassembler les informations et/ou les documents par dossiers.
• Délivrer les cartes d’identité.
• Délivrer les cartes d’identités aux personnes invalides à leur domicile ou en maisons de retraite.
• Délivrer les documents officiels au guichet de la population.
• Délivrer les extraits de casiers judiciaires.
• Délivrer les passeports.
• Délivrer les permis de conduire.
• Echanger les informations, les documents relatifs à la demande.
• Prendre connaissance des informations dans un dossier ou une base de données et fournir les pièces, documents demandés.
• Recevoir les déclarations anticipées relatives à l’euthanasie.
• Recevoir les déclarations de dernières volontés.
• Recevoir les déclarations de dons d’organes
• Recevoir les demandes de cartes d’identité (urgentes, provisoires,..).
• Recevoir les demandes de changement d’adresse.
• Recevoir les demandes de cohabitations légales.
• Recevoir les demandes de passeport.
• Recevoir les demandes de permis de conduire.
• Recevoir les demandes d’extrait de casier judiciaire.
• Recevoir les plaintes des personnes concernées par les dossiers et qui se présentent au guichet.
• Recevoir les réclamations des usagers.

• Renseigner les interlocuteurs internes ou externes à l’administration sur les services et le contenu d’un dossier.
• Téléphoner : recevoir les appels des citoyens et traiter les demandes.
• Canaliser son énergie face aux citoyens difficiles ou agressifs.
• S’adapter à la situation, à l’urgence ou l’importance de la demande….
• S’adapter au profil de la personne, à la diversité des demandes du public.
• Se montrer assertif en affirmant sa position de façon neutre.
• Chercher des informations en consultant des catalogues, des répertoires, des listings, des annuaires, des fichiers…
• Clarifier la demande des visiteurs.
• Demander à l’usager quels sont ses besoins concernant les services ou produits de l’organisation.
• Représenter (la réputation) de l’autorité dans les actes de délégation de signature (certificats, actes d’état civil, cartes d’identité, passeports).
• Représenter (la réputation) l’image de l’organisation en respectant ses valeurs, sa culture.
• Se renseigner sur la demande des interlocuteurs pour mieux y répondre.
• Se déplacer dans les maisons de retraite et au domicile des personnes invalides afin de leur faire signer les documents d’identité et de leur délivrer les cartes.
• S’affirmer face aux personnes désagréables ou agressives en reformulant l’information fermement et posément.
• Satisfaire la demande d’information ou d’orientation du public
• Se montrer accueillant avec le public interne et externe.
• Se montrer diplomate avec les personnes lentes, nerveuses, compliquées, qui comprennent difficilement…
• Se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles pour les personnes concernées par les dossiers.
• Se soucier de la qualité du service rendu au public de l’organisation et de l’information communiquée à l’usager.
• Se soucier du client (citoyen) et de sa demande.
• Collaborer avec la police.
• Collaborer avec les membres du service et les usagers.
• Collaborer avec l’officier d’état civil.

PROFIL DU CANDIDAT

Conditions de recrutement :

Etre titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur

Expérience professionnelle :

/

Connaissances spécifiques :

Connaissances du domaine d’application • Connaissance des dispositions légales applicables à son travail quotidien
• Connaissance du code de la démocratie locale
Connaissances de l’organisation • Connaissance des procédures en vigueur dans le service
• Connaissance des réglementations de référence de l’organisation
• Connaissance des règles de classement de l’organisation
Informatique • Autres logiciels selon le domaine d’activités (Bêlas, Belpech, Saphir, Mercuriques,…).
• IMIO, Internet explorer,…
• Messagerie électronique
Expression écrite active • Communiquer par écrit de manière correcte des informations, idées, opinions en utilisant une terminologie appropriée et sans faute d’orthographe.
Machines • Photocopieuse, scanné, imprimante,…
Expression écrite passive • Distinguer l’information pertinente de l’information non pertinente.

 

Langue(s) :

Français

TYPE DE TRAVAIL

Régime de travail :

Temps plein 38/38ème

Type :

Contractuel -APE

CONTACT

Pour tout renseignement, contactez MATACHOWSKI Nadia au 065/76.73.54 ou par mail n.matachowski@hensies.be

 

Administration communale de HENSIES

Place Communale n°1 7350 HENSIES

 

Modalités de candidature :

1) Etre belge  ou citoyen de l’Union Européenne.

2) Avoir une connaissance de la langue française jugée suffisante au regard de la fonction à exercer.

3) Jouir des droits civils et politiques.

4) Etre d’une conduite répondant aux exigences de la fonction, à cet égard, fournir un certificat de bonnes conduite, vie et moeurs datant de moins de trois mois.

5) Justifier de la possession des aptitudes physiques exigées pour la fonction à exercer. Les futurs candidats devront faire l’objet d’un examen obligatoire par l’organisme agréé par l’Administration Communale afin de savoir s’il est apte à exercer l’emploi.

6) Etre titulaire du diplôme d’enseignement secondaire supérieur.

 

Le candidat doit satisfaire aux conditions susvisées au moment de l’entrée en fonctions.

 

Conditions de recrutement

 

Réussir un examen d’aptitude professionnelle organisé par le Collège communal comportant :

Une épreuve écrite sur les matières concernées par le poste ainsi que des éléments de base relatifs au fonctionnement des communes;

Une épreuve orale destinée à évaluer la personnalité, les motivations, les connaissances générales et professionnelles des candidats et leur niveau de raisonnement

. Les candidats devront obtenir au moins 50% des points à chaque épreuve et au moins 60 % des points  au total

Les candidatures seront réputées recevables si accompagnées des pièces justificatives ci-dessous : Un extrait au casier judiciaire datant de moins de trois mois à la date limite d’introduction de la candidature

Une copie du diplôme requis

Un curriculum vitae

Une lettre de motivation

Une copie recto verso de la carte d’identité

Un passeport APE

Les candidatures doivent être envoyées par courrier recommandé avant le 30 avril 2019 (date de la poste faisant foi) à l’adresse suivanteAdministration communale de HENSIES

Service Secrétariat

Place communale n°1

7350 HENSIES